ここでは、契約書本体にぶら下げる形で取り交わす「覚書」を作成する際に気をつけるべき事項について、まとめていきたいと思います。
契約書本体とは別に「覚書」を作成する目的
契約書本体とは別に「覚書」を作成する目的は、概ね２つだと考えています。
以下、簡単に検討していきます。
契約書本体の内容の一部を変更する場合
契約書本体の内容の一部を変更する場合も、２つのパターンに分けることができると思われます。
一つは、
新たに契約書を取交そうとする場合に、受け入れがたいと考える条項を変更してもらう際に取り交わすパターン
です。
基本契約書などにおいては、契約書本体の変更でななく、覚書をもって内容を変更するというパターンが多いといえます。
先方から締結を求められた基本契約書の変更は最小限とすべきと私自身は考えていますが、この点については、下記の記事をご参照ください。
上でいう最小限の変更が必要になった場合の覚書の作り方ですが、双方を対等な内容に変更したいという場合は、次のような文言を使うと簡単に済ませることができます。
もう一つは、
すでに取り交わしている契約書のうち、法令改正などを理由に、一部の文言を追加・変更したいと考えた場合に取り交わす場合ですパターン
です。
過去には、反社会的勢力排除のための条項を追加する目的で、覚書の取り交わしを求められることがありました。今後は、民法改正に対応する目的で、覚書の取り交わしを求めるケースが増えてくるかもしれません。
反社会的勢力排除条項の追加という局面においては、覚書の取り交わしで済ませる場合が多かったという印象ですが、民法改正対応の局面においては、基本契約書全体の更新を求められるケースの方が（今のところは）多いという印象です。
覚書で変更するか、基本契約書全体を更新するかは、変更箇所が他の条項に及ぼす影響等をふまえて、判断していくところかと思われます。
契約書本体のうち後に変更される可能性のある部分を括りだして契約する場合
この場合の「覚書」は「契約書本体と密接不可分な個別契約」と言えます。
後に変更される可能性のある部分、例えば「価格」「取り扱い製品」「メンテナンス項目」「販売可能なテリトリー」などを「覚書」に括りだしておき、後で変更が必要になった場合、契約書本体はそのままに、変更が必要な部分だけを変更できるという意味で便利な手法といえます。
この場合は「覚書」ではなく「別紙」という体裁にする場合がありますが、別紙という体裁の場合、サイン欄がない書式となる場合が多いことから、後から見て、どのような変更がいつ行われたのかがわかりにくくなってしまうので、双方がサインして確認しあう覚書の体裁の方が望ましいのではないかと考えています。
ところで、この場合の「覚書」では、覚書の中の「価格だけを変更したい」というニーズが生じることがあります。
その場合、「覚書」全体を更新するか、「覚書の覚書」という体裁を受け入れるか、という選択に迫られることがあります。
管理上の観点から考えれば「契約書本体にぶら下げる覚書は１通のみ」とした方がよいと思われます。
ただ、覚書は個別契約のような位置づけですので、場合によっては、契約書本体のページ数を大きく上回るようなものもあります。その場合、全体を更新するというのは、契約経済という観点からは、なんとなくもったいないような気にもなります。
これは各社の契約ポリシーにもよるところですので、ケースバイケースでの判断が求められるところかと思われます。
体裁面での注意
最後に「覚書」を作成する際の体裁面で注意すべき事項を３つ挙げて終わりにしたいと思います。
この点は、覚書の有効期間の条項に、但し書きやなお書きで追記することが多いといえます。
この点も、結構見落としがちなので、注意するようにしましょう。
この点は、もっぱら形式的な指摘ではありますが、後日見た人が理解しやすいようにしておく（＝万が一裁判等になった場合に裁判官から理解してもらいやすくするという趣旨も含みます）という意味で、重要かと考えます。
本項目は、以上のとおりです。
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